Datenschutzerklärung EventMaker
BVdO Jahrestagung 2023
Wir nehmen Datenschutz sehr ernst. Wenn Sie sich freiwillig auf der Organisator-Website registrieren oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Veranstaltungsadministration bzw. zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns als Organisator oder Serviceprovider gespeichert. Wir sind für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Website verantwortlich im Sinn des Datenschutzgesetzes und die nachstehende Datenschutzerklärung soll Ihnen einen Überblick geben, was mit den Daten passiert und welchen Schutz wir Ihnen anbieten. Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:
Markgraf Rüdiger Straße 6-8
1150 Wien
event@universimed.com
(im Folgenden „Organisator“)
Präambel
Der Organisator beschäftigt die BRAINTRUST MARKETING SERVICES Ges.m.b.H. als Auftragsverarbeiter und nützt dessen webbasierendes Software-Tool (SaaS) EventMaker (www.eventmaker.at). Der Organisator steigt mittels eines ihm persönlich zur Verfügung gestellten Benutzernamens und Passwortes in das System ein und setzt eigenständig das Einladungsmanagement von Veranstaltungen, die Durchführung von Umfragen, digitalen Quiz oder Newsletter-Mailings einfach, zeitsparend und innovativ um.
Der Organisator erstellt auf Basis der EventMaker-Software eine Veranstaltungswebsite mit allen Daten zur Veranstaltung im gewünschten Design und versendet personalisierte Einladungsmails. Die Eingeladenen registrieren sich auf der Organisator-Website und erhalten danach automatische Bestätigungsmails. Der Organisator kann über jedes internetfähige Gerät auf den aktuellen Anmeldestand zugreifen. Der EventMaker ermöglicht dem Organisator darüber hinaus die schnelle Einlassregistrierung auch mittels QR-Code-Scanning. Ergänzt wird der EventMaker durch die EventMaker-APP und EventMaker-Admin-APP.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist dem Organisator ein besonderes Anliegen, und wir versichern Ihnen, sehr verantwortungsvoll damit umzugehen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere gemäß Datenschutzgesetz (DSG), Datenschutz-Anpassungsgesetz 2018 (DSG 2018) und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Um zu verhindern, dass Ihre Daten ordnungswidrig verwendet oder Dritten unbefugt zugänglich werden, wurden geeignete und ausreichende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen. Bei der Datenverarbeitung wird der Organisator von qualifizierten Auftragsverarbeitern unterstützt, die im Rahmen des Auftrags und der Weisung des Organisators auch auf personenbezogene Daten zugreifen können. Die Auftragsverarbeiter wurden zum Schutz Ihrer persönlichen Daten auf das Datengeheimnis verpflichtet, wobei die Verschwiegenheitspflicht auch nach Beendigung der Tätigkeit für den Organisator aufrecht bleibt.
Gegenstand der Datenschutzerklärung
Diese Erklärung bezieht sich auf die personenbezogenen Daten, die durch den Organisator auf Grundlage Ihrer Zustimmung in die EventMaker-Datenbank zum Zwecke der Veranstaltungseinladung, Einladung zur Umfrage oder Besendung mit Newslettern importiert bzw. durch die EventMaker-Administratoren direkt im EventMaker angelegt werden, oder durch den Besuch der Organisator-Website bekannt bzw. im Zuge der Veranstaltungsregistrierung erhoben werden. Sie informiert darüber, wie mit den Daten umgegangen wird.
Persönliche Daten und ihre Verarbeitung
Zwecks Vertragserfüllung oder zur Beantwortung vorvertraglicher Anfragen, zur Administration einer Veranstaltung, insbesondere der Einladung zur Veranstaltung bzw. der Veranstaltungsregistrierung sowie der im Zusammenhang damit stehenden Kommunikation (z.B. Zusendung von Anmeldebestätigung, Platzreservierung etc.) ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die Sie dafür auf der Registrierungsseite bekannt geben, erforderlich. Für den Fall, dass Sie dritte Personen zur Veranstaltung anmelden, erklären Sie damit ausdrücklich, dass Sie berechtigt sind, diese Anmeldung vorzunehmen und eine entsprechende Zustimmungserklärung zur Datenverarbeitung und zum E-Mail-Empfang abzugeben.
Es werden dabei folgende Daten von Ihnen sowie – im Zuge von Eventregistrierungen – von eventuellen Begleitungen erhoben bzw. vom Auftraggeber im System hinterlegt:
- Geschlecht
- Titel
- Vor- und Zuname
- Firmenzugehörigkeit
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
Nicht standardmäßig, aber veranstaltungsspezifisch können vom Organisator auch weitere Daten erhoben werden, falls dies erforderlich ist (z.B. Essenspräferenzen, Verrechnungsadresse etc.). Sofern es sich dabei um besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinn des Art. 9 DSGVO handelt, holt der Organisator hierfür die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen ein.
Die Buchungsdaten werden vom Organisator zwecks späterer Vertrags- bzw. Veranstaltungsabwicklung und zur Beantwortung von Anschlussfragen gespeichert und nach vollständiger Erledigung bzw. nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Als Nutzer der Organisator-Webseite können Sie darüber hinaus auch Ihre Zustimmung erteilen, dass Ihre personenbezogenen Daten zur regelmäßigen Zusendung von Newslettern, zur Einladung zu weiteren Veranstaltungen, Befragungen und Quiz sowie gegebenenfalls zur Überführung der Daten in ein CRM-System gespeichert und verarbeitet werden.
Empfänger der Daten
Die Daten, die der Organisator erhalten hat oder die Sie im Zuge der Eventregistrierung bzw. Umfrage eingegeben haben, werden in einer hochprofessionellen Serverfarm in Österreich (Wien) gehostet, wobei sichergestellt ist, dass auch der vom Organisator eingesetzte IT-Dienstleister die erforderlichen Datenschutzstandards einhält. Der Organisator gibt Ihre Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung an Dritte weiter.
Logfiles
Aus Sicherheitsgründen sowie zur Erhaltung der Stabilität und Datensicherheit des Betriebssystems werden bei Ihrem Zugriff folgende Daten auf den Servern unseres IT-Dienstleisters gespeichert: Ihre IP-Adresse, aufgerufene Seite, Browser und Referrer sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage. Dabei handelt es sich um Informationen, die Ihr Browser (z.B. Chrome, Firefox, Safari etc.) während Ihres Besuches automatisch an den IT-Dienstleister übermittelt, der sich vorbehält, die Daten im Fall konkreter Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung nachträglich zu prüfen. Die Logfiles werden nach maximal 2 Jahren gelöscht. Es findet keine personenbezogene Auswertung dieser Daten statt.
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie auf https://www.universimed.com/at/datenschutz
